7 funciones esenciales de Excel para propietarios de pequeñas empresas

¿Quiere llevar su pequeña empresa al siguiente nivel? Conozca las funciones esenciales de Excel que le ayudarán a ahorrar tiempo y dinero.

Excel es una herramienta potente para administrar sus finanzas como propietario de una pequeña empresa. Su arsenal de herramientas de manipulación de datos puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al realizar un seguimiento de sus gastos, ingresos y otros datos financieros.

Las funciones son la columna vertebral de Excel y la fuente de sus superpoderes. Si es nuevo en Excel, aquí le presentamos algunas funciones esenciales que debe aprender para administrar sus finanzas de manera efectiva.

SUMA es quizás la función más utilizada en Excel y es aún más útil en finanzas. Le permite sumar un rango de celdas y obtener el total.

Puede introducir los valores directamente en la función SUMA o referirse a ellos como celdas y rangos.

Por ejemplo, puede utilizar la función SUMA para sumar las ventas totales de cada artículo en un período específico.

En este ejemplo,D2:D8 es el rango de celdas que contiene el valor de ventas que desea agregar. La función SUMA toma todos los valores de este rango y calcula las ventas totales de todos los artículos.

La función PROMEDIO es otra función útil cuando se trata de números. PROMEDIO calcula el valor promedio de un rango de celdas.

Por ejemplo, puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el precio promedio de diferentes artículos.

En esta fórmula,B2:B8 es el rango de celdas que contienen los precios de los artículos para los que desea calcular el promedio. La función PROMEDIO calculará el valor promedio de todos los números en ese rango y generará el precio promedio del artículo.

La función CONTAR cuenta el número de celdas que contienen un valor numérico.

Puede utilizar esta función para obtener el recuento de artículos que han tenido ventas. Si el recuento de ventas del artículo está en blanco o no es numérico, entonces COUNT no lo contará.

En este ejemplo, COUNT revisa las ventas enC2:C8 y devuelve el número de artículos con ventas. El Producto A y el Producto D no tienen ventas, por lo que COUNT los omitirá.

Cero también es un número y COUNT lo incluirá en su resultado. Como resultado, esta configuración solo funciona si no ingresa cero para los artículos sin ventas y los deja en blanco. Puede utilizar CONTAR.SI y CONTAR.SI para especificar condiciones personalizadas para las celdas que desea contar.

COUNTIF es una versión más avanzada de COUNT. Mientras que CONTAR solo cuenta las celdas que contienen valores numéricos, CONTAR.SI cuenta las celdas que cumplen una condición específica.

En esta sintaxis,rangoes el rango donde desea que CONTAR.SI busque valores que cumplan con loscriterios.

Puede usar CONTAR.SI para contar la cantidad de artículos que se vendieron más de una cantidad específica.

En este ejemplo, CONTAR.SI analiza las ventas enD2:D8y devuelve el recuento de artículos que se han vendido por igual o más de $600.

La función SI prueba una condición y devuelve un valor según el resultado de la prueba. Puede configurar resultados personalizados para ambos resultados de la prueba.

En la sintaxis,expresión_lógica es la condición que desea probar. SI regresarásalida_si_verdaderoosalida_si_falso , dependiendo de los resultados de la prueba. Puede anidar varias funciones IF entre sí para especificar diversas condiciones.

Por ejemplo, puede utilizar la función SI para comprobar si un artículo específico alcanzó su objetivo de ventas y devolver un mensaje según el resultado.

En esta fórmula,D2es la celda con las ventas totales de un artículo, yE2 es la celda con el objetivo de ventas de ese artículo. Si el valor en D2 es mayor o igual a E2, la función SI devolveráObjetivo cumplido . Si el valor en D2 es menor que E2, la función SI devolveráObjetivo fallido.

Puede arrastrar el controlador de autocompletar sobre el resto de las celdas para completarlas. Para mayor énfasis, puede usar el formato condicional en Excel para mostrar los resultados IF en distintos estilos.

La función BUSCARV puede encontrar un valor en una tabla y devolver el valor correspondiente en la misma fila.

En la sintaxis,valor de búsquedaes lo que quieres mirar hacia arriba,matriz de tablaes donde quieres mirar, ycol_index_numes el número de columna de table_array que contiene el valor de retorno.rango de búsqueda es un argumento opcional que le permite decidir si buscar resultados aproximados. IntroduciendoVERDADEROpermite coincidencias aproximadas e ingresarFALSOsólo permite coincidencias exactas.

Por ejemplo, si tiene una tabla que contiene nombres y precios de productos y desea mostrar el precio de un producto en particular en otro lugar, puede usar la función BUSCARV.

En este ejemplo, Producto A en la celdaA2es el valor que desea encontrar en la tabla de referencia,L2:N8es el rango de celdas que contiene la tabla,2es el número de columna que contiene los precios de los productos, yFALSOle dice a BUSCARV que devuelva una coincidencia exacta.

La función CONCATENAR une varios valores o celdas y los muestra en una sola celda.

La sintaxis de CONCATENAR es sencilla. Llamas a la función e ingresas los valores que deseas unir, separados por una coma.

Puede utilizar esta función para combinar y resumir datos de varias celdas. Por ejemplo, digamos que tiene una hoja de cálculo con datos financieros de su empresa. Puede crear un resumen para cada artículo, incluida su etiqueta, venta objetivo y venta real.

No se alarme por la extensión de esta fórmula. Todos los argumentos son del mismo tipo y representan partes de una oración completa. En esta fórmula, CONCATENAR toma el nombre del elemento deA2, la categoría deF2, el número de unidades vendidas deC2y las ventas totales deD2 . Las cadenas de texto conectan los valores para formar una oración.

Cuando se trabaja con fórmulas largas como ésta, es importante prestar atención a las comas y las comillas. Coloque las cadenas de texto entre comillas y vuelva a verificar que cierre cada comillas y coloque una coma entre los argumentos. Puede agregar espacios o símbolos como el signo de dólar a la cadena de texto antes o después del valor.

Gestionar y manipular datos financieros es esencial para cualquier negocio; el tuyo no es una excepción. Excel es una potencia para este propósito. Con el conocimiento adecuado de las funciones y capacidades de Excel, puede convertir a Excel de un oponente intimidante a un compañero de negocios amigable.

Al dominar las funciones esenciales de Excel que se describen aquí, estará en camino de administrar eficientemente las finanzas de su pequeña empresa. La práctica constante con Excel puede ayudarle a convertirse en un experto en el uso de este programa y hacer crecer su negocio más allá de sus límites actuales.

Amir es escritor y editor junior en MUO. Su amor por la escritura y su afinidad por organizar la información lo llevaron a escribir principalmente en el sector de Productividad. Le gusta conducir, escuchar música y jugar en su tiempo libre. Amir ha estado escribiendo artículos sobre tecnología durante más de 4 años y actualmente está cursando un doctorado en farmacia.